De voorraad kan meerdere betekenissen hebben afhankelijk van de positie binnen de keten. Zo kan het van toepassing zijn op de hoeveelheid grondstoffen die binnen het bedrijf aanwezig is om producten te vervaardigen. Denk aan de voorraad bloem bij een bakker. Het kan ook duiden op het aantal broden dat in de schappen ligt die klanten kunnen kopen.
Nauwkeurig voorraadbeheer is van belang voor ieder bedrijf dat goederen produceert of verkoopt. Voor dienstverleners is de voorraad niet van belang, in dat geval kun je spreken van beschikbare tijd of inzetbaarheid.
Wat is de voorraad? #
De voorraad kan bestaan uit grondstoffen, halffabrikaten of producten die een organisatie op een specifiek moment ter beschikking heeft. De wijze waarop de voorraden worden geboekt kan variëren. Wat een bedrijf in huis heeft maakt namelijk deel uit van de fiscale administratie. Zo wordt er onderscheid gemaakt tussen vlottende activa en passiva activa.
In veel gevallen wordt gebruikt gemaakt van FIFO wat staat voor ‘First In First Out”. Producten die het langste binnen het bedrijf zijn worden als eerste uitgeleverd. Als houdbaarheid van toepassing is wordt ook wel de term FEFO gehanteerd wat staat voor ‘First Expiry First Out’.
Voorraadbeheer #
Bedrijven die met voorraden werken zullen ook voorraadbeheer moeten voeren. Dit kan gekoppeld zijn aan een facturatiesysteem of een webshop met verregaande automatisering. Als een klant bijvoorbeeld een artikel bestelt via de webshop dan wordt de voorraad in het systeem direct aangepast.
Zo kan worden voorkomen dat klanten producten bestellen die niet langer op voorraad zijn. Het product ligt fysiek nog in het magazijn maar is niet langer beschikbaar. Op het moment dat het artikel het magazijn verlaat zal de voorraad hier op aangepast worden. Als de voorraad een bepaalde ondergrens heeft bereikt dan kan er een nieuwe bestelling worden geplaatst bij de groothandel.
In de keten aan handelingen kan veel geautomatiseerd worden. Daarbij zullen er overlappende functies zijn, er zal echter geen enkel systeem alle schakels in de keten kunnen uitvoeren. Zo kan de webshop software de online voorraad aanpassen, een achterliggend voorraadbeheersysteem verzorgt de telling in het magazijn.
Op het moment dat er een factuur wordt gegenereerd zal deze binnen de boekhoudsoftware worden opgenomen. Door koppelingen te maken is het mogelijk om de administratie voor een groot deel te automatiseren.
Waar staat de voorraad? #
Om ruimte te besparen kunnen winkels ervoor kiezen om de gehele voorraad in de winkel uit te stallen. Dan is er minder magazijnruimte nodig. Het nadeel hiervan is dat er minder ruimte in de winkel is om producten te presenteren. De retailer zal dus afwegingen moeten maken met betrekking tot de indeling van de winkel.
