Leestijd: 2 minuten
In een kasboek worden alle transacties van een kas geregistreerd. Hierbij kan onderscheid worden gemaakt tussen een notitie van de transacties in een contante kas of een dagboek van alle kastransacties die deel uitmaken van de boekhouding. In de meeste gevallen zullen de transacties uit de eerste notering bijgeschreven worden in het tweede dagboek. In praktijk zullen kasboeken meestal digitaal worden bijgehouden. Dit kan in een spreadsheet of speciaal hiervoor ontwikkelde boekhoudsoftware.
Wat is een kasboek? #
Binnen de administratie behoort het kasboek tot de meer eenvoudige onderdelen die wel veelomvattend kunnen zijn. Eigenlijk is het niet meer dan een lijst waarin inkomsten en uitgaven in chronologische volgorde onder elkaar komen te staan. Het gaat hier om contante betalingen, als de organisatie exclusief met facturen werkt dan is het niet verplicht om een kasboek bij te houden. Toch kan het ook in dit geval meer inzicht geven over de financiën binnen de organisatie.
Een eenvoudig kasboek kan op papier worden bijgehouden of in een spreadsheet. Als het complexer wordt dan kan boekhoudsoftware uitkomst bieden.
Waarom een kasboek bijhouden? #
Inkomsten en uitgaven van een onderneming moeten geregistreerd worden. Deze informatie is bijvoorbeeld nodig voor de Belastingdienst bij het bepalen van de omzet of winst. Verder kan een kasboek ook veel inzicht geven over de prestaties van een onderneming. Het is mogelijk om terugkerende uitgaven op te zoeken of waar mogelijk te bezuinigen om de winst te verhogen.
Als er meer personen financiële handelingen verrichten, bijvoorbeeld vrijwilligers bij een vereniging, is het van belang om een protocol op te stellen en deze te volgen. Anders bestaat de kans dat er transacties niet opgenomen worden in het kasboek en dat er als gevolg hiervan een kasverschil ontstaat.
Daarom wordt er vaak gekozen voor twee kasboeken. De eerste wordt gebruikt op het moment, deze informatie wordt later overgeheveld naar een tweede kasboek. Dit kan zowel op papier als digitaal zijn.
Digitaal bijhouden #
Het woord ‘kasboek’ verwijst naar een fysiek boek dat bij een kassa ligt. Je zult dit nog steeds tegenkomen in bijvoorbeeld sportkantines of bij kleine winkeliers. Toch zullen de meeste ondernemers overgestapt zijn naar een digitaal kasboek, of dit serieus overwegen.
Een voordeel van digitaal inkomsten en uitgaven registreren is de wijze waarop informatie via internet uitgewisseld kan worden. Ook kunnen eenvoudig rekensommen worden doorgevoerd. Het is dan wel van belang dat losse bonnetjes op papier ingevoerd worden. Dit kan bijvoorbeeld door een foto of scan te maken en die als bijlage toe te voegen aan het digitale document.
