Het bankboek is een onderdeel van de boekhouding waar alle uitgaven en inkomsten die plaatsvinden op de zakelijke bankrekening verzameld worden. Alle transacties volgens de afschriften van de bank zijn hier terug te vinden. Het voornaamste verschil met het kasboek is dat in een bankboek elektronische betalingen verwerkt worden terwijl het in een kasboek om contante betalingen gaat.
Wat is een bankboek? #
In tegenstelling tot een kasboek met contante betalingen zijn alle transacties in een bankboek elektronisch van aard. Afhankelijk van de onderneming zullen er contante betalingen plaatsvinden, elektronische betalingen of een combinatie van beide. Een voordeel van elektronische bij- en afschrijvingen is dat ze door de bank geregistreerd worden wat fouten in de administratie kan helpen te voorkomen.
Welke informatie staat in een bankboek? #
Als je zelf een spreadsheet in Excel of een ander programma inricht, dan zul je eerst velden moeten definiëren met de informatie die opgeslagen moet worden. Als je gebruik maakt van e-boekhouden software dan zullen deze velden standaard aanwezig zijn. Denk bijvoorbeeld aan een dergelijke indeling:
Er worden twee kolommen gescheiden van elkaar verwerkt. Aan de ene kant komen de inkomsten te staan, aan de andere kant de uitgaven. Met name als je zelf een spreadsheet inricht is het van belang om de totaalsom van de bankrekening te vergelijken met de informatie in je eigen boekhouding. Als daar verschil tussen zit dan is er ergens een fout gemaakt bij de verwerking. Daarom biedt het voordeel om de bankrekening direct aan de boekhoudsoftware te koppelen.
Meerdere banken, meer bankboeken #
Als een onderneming meer rekeningen heeft lopen bij meerdere banken dan zal er voor iedere rekening een bankboek bijgehouden moeten worden. Als je gebruik maakt van boekhoudsoftware dan is het vrij eenvoudig om de informatie op deze rekeningen samen te brengen. En eventueel ook weer op te splitsen, afhankelijk van de toepassing.
Wat doe je verder met deze informatie? #
De data in het bankboek kan gebruikt worden om de BTW aangifte te berekenen of om de jaaraangifte in te vullen. Daarnaast ben je als ondernemer verplicht om bankboeken zeven jaar te bewaren. Deze periode gaat in op het moment dat de boeking uitgevoerd is.
Dit geldt zowel voor afschriften op papier als digitaal. Omdat banken doorgaans slechts twee jaar de afschriften bewaren is het van belang om hier zelf een backup van te maken. Dit zou je per kwartaal of per boekjaar kunnen doen zodat je zeker geen data verliest.
