Leestijd: 2 minuten
Als er meer of minder in de kas zit dan er aan transacties geregistreerd staat, dan is er sprake van een kasverschil. De term verwijst naar een fysieke kassa maar dit geldt net zo goed voor de financiële administratie in een online boekhoudpakket. Als er sprake is van een kasverschil dan is het van belang om het onderliggende probleem op te sporen. Dit geldt voor zowel een positief als een negatief kasverschil.
Wat is een kasverschil? #
In een kantine worden na het sporten 10 pilsjes en 5 glazen cola verkocht voor 2 euro per stuk. In de kassa zit niet 30 maar 29 euro. Er is dus sprake van een kasverschil. De sporters zijn verdwenen dus er valt geen geld meer te halen. Het is wel van belang om de fout op te sporen om dit probleem voortaan te voorkomen. Dit kan een behoorlijke uitdaging zijn omdat alle betalingen contant verricht zijn. Dit zijn enkele scenario’s waardoor het kasverschil heeft kunnen ontstaan:
- Iemand heeft betaald met een 1 euro munt in plaats van een 2 euro munt, dit kan een verschil van 1 euro verklaren omdat alle drankjes 2 euro kosten.
- Tijdens wisselen is er een fout gemaakt. Er is niet door alle sporters gepast afgerekend.
- Een vrijwilliger wilde een reep chocolade uit de automaat halen maar had geen geld en heeft 1 euro uit de kassa gehaald.
Dit zijn slechts enkele scenario’s die een kasverschil kunnen veroorzaken. Als een marktkraam zowel contant als pin betalingen accepteert kan het nog veel lastiger worden om een fout in de administratie op te sporen. Door alle transacties vast te leggen, te nummeren en alles volgens standaard normen vast te leggen in een boekhoudprogramma kunnen al veel problemen worden voorkomen. Met name in systemen met een fysieke kassa en contante betalingen komen vaak fouten voor.
Is een kasverschil belangrijk? #
De boekhouding moet kloppen. Dit is niet alleen van belang voor de Belastingdienst maar ook voor de ondernemer. Als er bijvoorbeeld voor 100 euro aan bonnen wordt uitgeschreven maar er slechts 95 euro aan geld is binnengekomen, dan is er een kasverschil van 5 euro. Bij afdracht van belastingen moet echter over de volle 100 euro belasting worden betaald. Is er juist meer in de kassa dan gefactureerd is? Dat kan als meevaller worden gezien maar het betekent wel dat er iets niet klopt in de boekhouding. En als bij een boekencontrole blijkt dat cijfers niet kloppen dan kan dit tot een diepgaand onderzoek leiden. Het is dus van belang dat inkomsten en uitgaven kloppen.
