Debiteurenbeheer staat voor de wijze waarop klanten die nog moeten betalen beheerd worden in de financiële administratie. In basis gaat het om alle openstaande facturen in de boekhouding.
Denk aan een klant die eerst geleverd krijgt en binnen een gestelde termijn moet betalen. Of iemand die een bestelling heeft geplaatst in een webshop maar nog niet de betaling heeft verricht. Debiteurenbeheer is van belang voor een gezonde onderneming omdat het van belang is voor de cashflow en investeringsvermogen van het bedrijf.
Wat is debiteurenbeheer? #
Als producten of diensten verkocht worden dan zal de klant automatisch een debiteur worden ofwel een persoon / bedrijf die verplicht is om een betaling te verrichten. De aanbieder is een debiteur die geld verschuldigd is. Bij debiteurenbeheer worden deze aanvragen tot betaling beheert om ervoor te zorgen dat deze bedragen daadwerkelijk uitgekeerd worden. Dit kan op verschillende manieren zoals:
- Een factuur sturen met betaalinformatie.
- Na verloop van tijd een betalingsherinnering sturen.
- Bellen of mailen met een verzoek tot betaling.
- Aanmaningen verzenden met dreiging tot juridische stappen.
- Een incassobureau inschakelen om een betaling te forceren.
Het sturen van aanmaningen of gebruik maken van een incassobureau zijn extreme maatregelen die waar mogelijk voorkomen moeten worden. Met debiteurenbeheer kan het risico op wanbetalers worden gereduceerd.
Debiteuren / crediteuren #
Het comedy collectief ‘Jiskefet’ scoorde in de jaren negentig een hit op de televisie met de serie “Debiteuren Crediteuren”. In deze absurdistische comedyserie stonden de belevenissen van enkele werknemers op de afdeling debiteuren / crediteuren centraal.
Hoewel deze afdelingen nog steeds bestaan is er veel veranderd sinds die tijd. Met debiteurenbeheer in boekhoudsoftware is het mogelijk om snel een overzicht te krijgen van uitstaande facturen. Daarnaast kunnen er automatisch herinneringen worden verzonden als de uiterste betaaltermijn is overschreden.
Automatische incasso en andere betaalopties #
Er zijn diverse methoden om de druk op het debiteurenbeheer te verminderen. Zo kan er op voorhand worden gevraagd om het verschuldigde bedrag te voldoen. Dit is een standaard beleid in de meeste winkels. In B2B is het meer gebruikelijk om betalingen achteraf te verrichten. Enkele manieren om snel en betrouwbaar bedragen te incasseren zijn:
- Een machtiging geven voor automatische incasso. Dit is met name voor abonnementen gangbaar.
- Een eenmalige machtiging om een bedrag af te schrijven zoals met AfterPay of Klarna mogelijk is.
- Samen met de digitale factuur een link meesturen die naar een beveiligde betaalomgeving gaat.
Onderzoek heeft uitgewezen dat consumenten en bedrijven sneller tot betaling overgaan als er een betaallink wordt verstrekt. Het populaire Tikkie platform biedt ook zakelijke mogelijkheden, diverse banken maken gebruik van dergelijke betaalverzoeken.
