Leestijd: 2 minuten
De boekingsdatum is de datum waarop een boeking is uitgevoerd. Deze datum kan gelijk zijn aan de factuurdatum of datum van betaling maar dit hoeft niet het geval te zijn. In een boekhoudprogramma zal dit onderscheid automatisch worden gemaakt, als de administratie in een spreadsheet programma zoals Excel wordt bijgehouden zal hier een apart veld van toepassing zijn. Het is niet verplicht om de datum van boeking te registreren, het kan wel voordeel bieden bij analyse van de bedrijfsadministratie.
Wat is een boekingsdatum? #
Er zijn drie data die van belang zijn voor de zakelijke administratie:
- Factuurdatum: De dag waarop een factuur is uitgeschreven.
- Betalingsdatum: De dag waarop een betaling is verricht.
- Boekingsdatum: De dag waarop een factuur is geboekt in de financiële administratie.
Bij inkomende en uitgaande facturen kan het soms een wirwar zijn van geldstromen. In of uit, direct voldaan of op rekening, betaling in termijnen etc. Voor de BTW zul je rekeningen op factuurdatum bijhouden. Als een factuur naar de klant is verzonden in kwartaal 1 die voldaan is in kwartaal 2, dan zal de BTW op deze factuur in de aangifte voor kwartaal 1 afgedragen worden. Het moment van betaling is in dit geval niet van toepassing. Voor de ondernemer is de datum van betaling juist wel belangrijk, omdat het geld dan pas beschikbaar is op de zakelijke rekening. De boekingsdatum is een bevestiging van het vastleggen van een rekening. Met name voor uitgaande facturen zullen de factuurdatum en boekingsdatum doorgaans gelijk zijn, bij facturen en bonnen van leveranciers is dit niet altijd het geval.
De boekingsdatum in de boekhouding opnemen #
Stel; een klusser die als ZZP’er werkt is door de week werkzaam en moet regelmatig materialen kopen bij de bouwmarkt. Iedere keer wordt er netjes bij de kassa naar een BTW factuur voor de boekhouding gevraagd. Deze bonnetjes worden ieder weekend geboekt via de online boekhoudsoftware. Op de factuur staat de datum van aankoop, omdat het bedrag direct voldaan is zal de betalingsdatum hetzelfde zijn. De boekingsdatum ligt echter in het weekend dat de administratie wordt bijgewerkt. Zo is het later altijd terug te vinden wanneer facturen of betalingen verwerkt zijn in de administratie. Dit kan een ZZP’er duidelijkheid verschaffen, binnen een organisatie met meerdere werknemers is het gebruik van boekingsdata onmisbaar om overzicht te houden.
De datum waarop een factuur wordt geboekt staat los van de datum waarop een factuur wordt betaald. Het is wel mogelijk om een notificatie in te stellen. Zo kan na een bepaalde tijd gecontroleerd worden of de rekening reeds voldaan is.
