Leestijd: 2 minuten
Computers waren altijd al ingewikkeld om te begrijpen als je geen specialist bent in ICT. Toen kwam er de ‘cloud’ als oplossing voor alles wat met computergebruik te maken heeft. Dit geldt ook voor boekhouden in de cloud. Dit betekent in basis dat de administratie via internet wordt bijgehouden en opgeslagen. Deze manier van werken heeft administratieve werkzaamheden voor een deel gedecentraliseerd. Toch blijven er bij ondernemers vraagtekens over de werkwijze en praktische zaken zoals beveiliging.
Wat is boekhouden in de cloud? #
Cloud computing is het uitvoeren van computertaken op een externe server. Dit kan opslag zijn zoals een Google Drive of Dropbox, het kunnen ook complexe bewerkingen zijn die een standaard computersysteem niet zelf kan uitvoeren. Data wordt verzonden en ontvangen, meestal via het Internet Protocol dat ten grondslag ligt aan het World Wide Web. De communicatie over en weer kan via een losse applicatie verlopen of via de webbrowser. Bij boekhouden in de cloud wordt met name gewerkt met browser software. De gebruiker navigeert naar een specifiek webadres, logt in op de persoonlijke account en kan de administratie inzien of bewerken.
Is boekhouden in de cloud veilig? #
Er zijn enkele zaken die van belang zijn bij boekhouden in de cloud en beveiliging. Als eerste de verbinding. Er moet een verbinding tot stand komen op basis van encryptie. Zo kan een externe hacker geen data lezen of manipuleren. Daarnaast bestaat er ook de verantwoordelijkheid van de gebruiker, denk aan het veilig stellen van login informatie. Een ander aspect van veilig boekhouden in de cloud is behoud van data. Zo moet het mogelijk zijn om informatie eenvoudig te downloaden, de aanbieder moet backups maken op de server om dataverlies te voorkomen. In de praktijk zal de server van een betrouwbare leverancier minder risico op dataverlies hebben dan een lokale computer met harde schijf.
Up-to-date software #
Bij boekhouden in de cloud is het niet nodig om software te installeren. Het programma en de inhoud wordt bij gebruik opnieuw geladen van de server. Als er bijvoorbeeld veranderingen zijn in de wetgeving dan kan de aanbieder van de software deze regels direct doorvoeren. Daarnaast kunnen er koppelingen worden gemaakt met externe diensten zoals een urenregistratie pakket of betaalsysteem.
Delen van online boekhouding #
Veel boekhoudpakketten zullen standaard de BTW aangifte berekenen, een directe koppeling voor automatisch indienen bij de Belastingdienst is een optie. Daarnaast is het mogelijk om informatie te delen met werknemers binnen de organisatie, een externe accountant of fiscalist. De fysieke locatie is daarbij niet van belang.
