Leestijd: 2 minuten
Bewaarplicht boekhouden staat voor de wettelijke verplichting die ondernemers hebben om de administratie van het bedrijf voor een vastgestelde periode te bewaren. De standaard termijn in Nederland is zeven jaar, er zijn ook documenten die tien jaar lang bewaard moeten worden om aan de bewaarplicht boekhouden te voldoen. Naast het bewaren van deze informatie moet data binnen een redelijke termijn overgedragen kunnen worden aan de Belastingdienst.
Wat is bewaarplicht boekhouden? #
De Belastingdienst is het centrale middelpunt waar alle ondernemers in Nederland de resultaten van hun bedrijf moeten deponeren. Denk hierbij aan de BTW-aangifte of de jaaropgave. In beginsel neemt de fiscus genoegen met een deel van de administratie, de eisen kunnen afwijken per rechtsvorm. Voor alle bedrijven geldt echter dezelfde bewaarplicht bij boekhouden. Alle administratieve gegevens voor een periode van minimaal zeven jaar moeten bewaard blijven.
Waarom is er een bewaarplicht boekhouden? #
Bij de fiscus komt er een enorme hoeveelheid data voorbij. Onregelmatigheden komen soms pas na jaren aan het licht. Wellicht is er sprake van een foutje in de administratie van een bedrijf, het kan ook belastingfraude betreffen. Als binnen een periode van zeven jaar blijkt dat de fiscus extra informatie nodig heeft dan moet je dit als ondernemer kunnen overleggen. Zo kan een belastinginspecteur in de boeken duiken om de onderste steen boven te halen. Dit kunnen interne zaken zijn maar ook handelingen waarbij externe bedrijven betrokken zijn. De bewaarplicht boekhouden is zo ruim gesteld omdat er behoorlijk wat tijd overheen kan gaan.
Waarom is de bewaarplicht boekhouden zo lang? #
Je kunt niet altijd de Belastingdienst verwijten dat het proces zo lang duurt. Bedrijven kunnen uitstel van aangifte vragen als het langer duurt om de aangiften in te dienen. Zo kan het enkele jaren na afronden van een boekjaar duren voordat de aangifte ingediend is. Vervolgens gaat er weer enige tijd overheen voordat de aangifte verwerkt is, als blijkt dat er iets niet in orde is dan kan er een onderzoek worden ingesteld. De uiterste termijn bij de bewaarplicht boekhouden is vastgesteld op zeven jaar, dit geldt voor:
- Debiteuren / crediteuren administratie
- In / verkoop administratie
- Grootboek
- Voorraadadministratie
- Loonadministratie
Dit is slechts een deel van de informatie die bewaard moet worden. Mutaties moeten bijvoorbeeld terug te vinden zijn. Voor onroerende zaken geldt een bewaarplicht van tien jaar evenals voor professionals in elektronische diensten, radio, televisie en telecommunicatie die gebruik maken van de OSS regeling. Er zijn opties om afspraken te maken met de Belastingdienst omtrent de informatie die bewaard moet worden en de wijze waarop data wordt opgeslagen.
