Leestijd: 2 minuten
Bedrijfskosten zijn alle kosten die een ondernemer maakt ten behoeve van een bedrijf. Deze kosten kunnen al beginnen voordat je een bedrijf inschrijft bij de Kamer van Koophandel. Bij inschrijving zul je overigens ook een factuur ontvangen. De bedrijfskosten kunnen zeer uitlopend zijn en variëren van eenmalige uitgaven tot terugkerende abonnementen of contracten. Een onderneming is verplicht om een administratie te voeren waarin naast de inkomsten ook de kosten van het bedrijf opgenomen worden.
Wat zijn bedrijfskosten? #
Volgens de Belastingdienst is de definitie van bedrijfskosten de kosten die nodig zijn om de bedrijfsactiviteiten uit te voeren binnen redelijke grenzen, inclusief de kosten die direct betrekking hebben op de onderneming. Kosten die je moet maken ten behoeve van de onderneming moeten in de administratie worden opgenomen.
Dit levert naast verplichtingen ook voordeel op. Zo kun je BTW terugvorderen en het belastbaar inkomen lager maken door bedrijfskosten op te voeren. Met name in de opstartfase van een onderneming zal een bedrijf vaak meer kosten maken dan er inkomsten gegenereerd worden. Dit betekent niet alleen dat er bijvoorbeeld BTW retour komt vanuit de Belastingdienst, maar ook dat verliezen in de opstartfase in winstgevende jaren de inkomstenbelasting kunnen drukken.
Het is dus van belang om alle kosten die ten behoeve van het bedrijf worden gemaakt in de boekhouding op te nemen. Voorbeelden van bedrijfskosten zijn:
- Bedrijfslocatie
- Kantoorinrichting- en benodigdheden
- Machines en andere apparatuur
- Hardware en software
- Vervoermiddelen
- Werkkleding
- Kosten bankrekening of boekhoudsoftware
- Verzekeringen
Verantwoorden van de bedrijfskosten #
Het is van belang dat de bedrijfskosten daadwerkelijk ten goede komen aan de bedrijfsvoering. Per organisatie kan de verantwoording anders zijn. Als een bedrijfseigenaar tijdens de pauze een krant koopt om deze te lezen, dan is dit geen uitgave ten behoeve van de onderneming. Als een hotel dezelfde krant koopt voor gasten in de lobby om te lezen dan valt het wel onder bedrijfskosten.
Klanten van groothandels zoals Makro en Sligro zoeken hierbij soms te grenzen op door producten voor privé gebruik aan te schaffen die op een zakelijke factuur komen te staan. Om argwaan bij de fiscus te voorkomen is het van belang om privé en zakelijke kosten gescheiden te houden. Dit geldt niet alleen voor MKB’ers en grote bedrijven maar ook voor ZZP’ers voor wie privé geld en zakelijk kapitaal nauw met elkaar verbonden zijn.
Bij gedeeld gebruik van bedrijfsmiddelen privé of andersom bestaat de mogelijkheid om een splitsing te maken. Denk bijvoorbeeld aan een kilometervergoeding bij zakelijk gebruik van een eigen auto. In dit geval zal er een sluitende rittenadministratie bijgehouden moeten worden.
