Leestijd: 2 minuten
Administratie is een overkoepelende term voor werkzaamheden op een kantoor. Het wordt vooral geassocieerd met fiscaliteiten zoals het bijhouden van de boekhouding, kasboeken of journaaloverzichten. De handmatige wijze van verwerking binnen de administratie is voor een groot deel of zelfs geheel overgenomen door administratieve software. Een deel van de informatie wordt nog steeds door een persoon verwerkt op de computer, het is mogelijk om een groot deel van de administratie te automatiseren. Ieder bedrijf is verplicht om een administratie bij te houden.
Wat is een administratie? #
Naast het bijhouden van de boekhouding zijn er nog veel meer gegevens en transacties die onderdeel uitmaken van de administratie. Denk aan het vastleggen van persoonsgegevens in de personeelsadministratie, het uitkeren van salaris, registreren en plannen van verlofdagen en nog veel meer. Ook worden er koppelingen gemaakt met externe partijen zoals de Belastingdienst of het UWV. Naast financiële zaken kan een administratie ook gevoerd worden voor andere doeleinden zoals klantenbeheer binnen een zorginstelling.
Hoe wordt een administratie bijgehouden? #
De Belastingdienst stelt regels bij het indien van belastingaangiftes. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen particulieren en ondernemers. Digitaal aangifte doen is de norm, de gebruiker heeft wel de vrijheid om te bepalen op welke wijze de administratie ingericht wordt. Als je bijvoorbeeld graag op papier werkt met een telraam en kroontjespen dan is dit mogelijk. Bij het opleveren van de uitkomsten moet echter wel worden voldaan aan standaard richtlijnen.
Er zijn boekhoudpakketten die de BTW aangifte direct vanuit de software kunnen indienen. Als jaarstukken onderdeel uitmaken van de administratie dan is het verplicht om hiervoor een notaris in te schakelen. Als ondernemer wordt je geacht informatie op de juiste wijze in te dienen volgens vastgestelde protocollen. Administratieve software zal helpen bij het organiseren van data maar de ondernemer blijft verantwoordelijk voor de aangiften.
Is administratie hetzelfde als boekhouding? #
De termen administratie en boekhouding worden regelmatig door elkaar gebruikt. Heel eenvoudig gesteld is de administratie de term voor alle administratieve informatie, de boekhouding is het deel hiervan dat zich beperkt tot de fiscale administratie. Voor veel ondernemers zal het financiële gedeelte de meeste aandacht opeisen omdat financiën van belang zijn om een onderneming draaiende te houden.
Voor een ZZP’er is bijvoorbeeld geen behoefte aan personeelsadministratie, jaarstukken opstellen is ook niet relevant. Bij de keuze van boekhoudsoftware dient rekening gehouden te worden welke aspecten van de administratie in het systeem verwerkt worden. Zo kan een software pakket alle middelen bieden voor een volledige administratieve oplossing of beperkt zijn tot het fiscale aspect van de administratie. Daarbij kunnen uitbreidingen of koppelingen aangeboden worden met andere software (componenten).
