Er zijn een aantal criteria waar je als ondernemer op moet letten bij de keuze voor  een boekhoudprogramma. Dit zijn de voornaamste kenmerken om rekening mee te houden:

1. Is het mogelijk om bestaande data te importeren in het nieuwe boekhoudsysteem?
2. Is het pakket eenvoudig te gebruiken, ook als je minder ervaring hebt met boekhouden online?
3. Kan data gedeeld worden met andere betrokkenen zoals collega’s, werknemers of een externe boekhouder?
4. Werkt het systeem binnen een beveiligde omgeving?
5. Is het mogelijk om backups te maken of gebeurt dit automatisch?
6. Wat zijn de mogelijkheden voor uitbreiding van het systeem?
7. Zijn de kosten inclusief updates en ondersteuning?

De kosten van het programma zijn uiteraard van belang, toch is de goedkoopste optie niet altijd het pakket dat je het meeste rendement oplevert.

Als een programma bijvoorbeeld veel geautomatiseerde functies heeft dan kun je hier veel tijd mee besparen. Tijd die je in andere onderdelen van de bedrijfsvoering kunt steken.

Let dus niet alleen op de aanschafprijs of de kosten per maand maar houd vooral rekening met de kosten die je kunt besparen of de voordelen die het oplevert.

Bij een boekhoudprogramma vergelijken moet je dus vooral letten op de voordelen die het programma biedt voor de onderneming.

Ieder bedrijf moet een administratie bijhouden. Er zijn geen regels gesteld hoe dit ingericht moet worden. Er zijn wel diverse verplichtingen om aan te voldoen vanuit de Belastingdienst. Het beste boekhoudprogramma helpt je niet alleen aangiftes in te dienen maar ook de bedrijfsprestaties te optimaliseren. Een inzichtelijke administratie maakt nieuwe kansen zichtbaar en legt mogelijke verbeterpunten bloot.

In het kort zijn dit functies die de meest boekhoudsystemen bieden:

• Alle inkomende bonnetjes worden opgeslagen.
• Alle uitgaande facturen worden gearchiveerd.
• Transacties van bankrekening(en) worden gekoppeld aan de bedrijfsvoering.
• De BTW-aangifte kan (bijna) automatisch worden gegenereerd.
• Kosten en inkomsten worden in categorieën ingedeeld.
• Salarissen en bonussen van werknemers worden in het systeem verwerkt.

Dit zijn de basisfuncties waar eigenlijk alle boekhoudsystemen aan moeten voldoen. Wat is dan het beste boekhoudprogramma? Zoals met veel kostenposten voor bedrijven geldt, zal het beste online boekhoudprogramma meer geld opleveren dan het kost. Deze rekensom is niet altijd eenvoudig te maken, toch zal snel blijken of een pakket meerwaarde biedt binnen de organisatie.

Er zijn diverse methoden om de boekhouding bij te houden zonder hiervoor een specifiek administratief pakket voor te gebruiken. Denk aan een Excel sheet. Als dit op de juiste wijze ingedeeld wordt dan is het mogelijk om automatische berekeningen te maken. Het eerste nadeel is de tijd die het kost om een Excel sheet samen te stellen dat voldoet aan alle verplichtingen en wensen die je hebt als ondernemer. Daarnaast is het niet eenvoudig of zelfs onmogelijk om data direct te delen met andere instanties of dienstverleners. Ook het overdragen van data naar een andere boekhouder of persoon binnen de organisatie zal lastig zo niet onmogelijk zijn. Bij een boekhoudprogramma vergelijken worden de voordelen van een specifiek pakket snel zichtbaar.

Offline betekent dat er geen internet nodig is om het boekhoudsysteem te gebruiken. Dit was ooit de standaard maar tegenwoordig is boekhouden online de normale werkwijze geworden. Een offline systeem wordt eenmalig aangeschaft en zal doorgaans geen gratis updates krijgen.

De kosten voor aanschaf liggen in eerste instantie hoger, een abonnement voor een online systeem kan na verloop van tijd wel duurder zijn. Houd er wel rekening mee dat updates, beveiliging en opslagruimte in het vast maandtarief verwerkt zijn. Een enkele aanbieder levert een online boekhoudpakket op basis van een eenmalige transactie.

Door online te werken is het eenvoudiger om data te delen en beschikbaar te stellen. Op ieder moment van de dag en op iedere locatie in de wereld. Delen met andere personen zoals een online boekhouder is aanzienlijk eenvoudiger met een online pakket. Er wordt soms gedacht dat online boekhouden minder veilig zou zijn, het tegendeel is echter waar.

De data wordt namelijk beveiligd via een beschermde server. De kans op verlies of diefstal van data is minimaal als je kiest voor een online boekhoudprogramma van een gerenommeerde organisatie. Bekijk daarom het boekhoudprogramma’s overzicht voor het beste boekhoudprogramma voor jouw organisatie. In onze blogs schrijven over belangrijke ontwikkelingen over boekhouding

KOR is de afkorting voor Kleineondernemersregeling. Dit is een vrijstelling voor ondernemers die gevestigd zijn in Nederland met een jaaromzet lager dan 20.000 euro. Het betreft een BTW-vrijstelling.

Dit betekent dat je als ondernemer geen BTW-aangifte meer hoeft te doen. Je berekent geen BTW naar afnemers, het is ook niet mogelijk om BTW op kosten en investeringen terug te vorderen.

Voor bedrijven die voornamelijk Business to Business (B2B) werken zal de KOR regeling over het algemeen minder interessant zijn, het kan wel de administratie eenvoudiger maken. Bekijk de details op de website van de Belastingdienst of neem contact op met de belastingadviseur voor meer informatie over dit onderwerp.

Wat je niet uitgeeft hoef je ook niet te verdienen. Er zijn diverse gratis boekhoudsoftware pakketten online te vinden.

Denk bijvoorbeeld aan:

• GnuCash
• FrontAccounting
• Manager.io
• osFinancials
• Speedbalance
• Winbank

Het is ook mogelijk om een gratis Excel template voor de boekhouding te downloaden. We hebben al eerder genoemd dat de kosten tegen de baten afgewogen moeten worden.

Gratis boekhoudsoftware is soms te eenvoudig voor bedrijven of juist te complex. Een boekhoudprogramma voor ZZP met salarisadministratie is bijvoorbeeld overbodig.

De voornaamste redenen om niet voor gratis boekhoudpakketten te kiezen zijn:

• De functionaliteit sluit niet voldoende aan op de organisatie
• Gratis boekhoudsystemen niet altijd ontwikkeld voor het Nederlandse belastingstelsel
• Er is weinig of geen ondersteuning
• Het is mogelijk dat de ontwikkeling plotseling stopt
• Tips van gebruikers zijn niet altijd betrouwbaar
• Het is niet precies duidelijk wat er met de data gebeurt

Je krijgt waarvoor je betaalt. Ondernemers moeten investeren om geld te verdienen. Hoewel het niet uitgesloten is dat een gratis online boekhoudprogramma volstaat, is het zeker aan te bevelen om te kiezen voor een boekhoudsysteem van een gerenommeerde aanbieder. De opties in ons boekhoudprogramma’s overzicht zijn betrouwbaar én betaalbaar voor ZZP, VOF en MKB gebruik.

Mocht je vragen hebben, dan kun je altijd contact met ons opnemen.

De online boekhouden kosten kunnen flink oplopen, gelukkig zijn er uitgevers die een gratis demo aanbieden of een flexibel opzegbaar abonnement. Zo is het mogelijk om gratis of tegen lage kosten een pakket te testen op functionaliteit. Naast de kosten kan de tijdsinvestering ook een rol spelen.

Een flexibel abonnement lijkt op het eerste gezicht aantrekkelijk te zijn omdat je nergens aan vast zit.

Maar is de data eenvoudig te exporteren of te converteren naar een andere aanbieder als je wilt overstappen? Een dagelijks opzegbaar abonnement heeft weinig zin als de data verloren gaat.

De kosten voor boekhouden online voor kleine tot middelgrote bedrijven variëren van minder dan tien euro per maand tot enkele tientjes op maandbasis.

Er zijn veel duurdere pakketten maar die zijn meer voor grote organisaties en multinationals bestemd. Die zijn niet alleen veel duurder maar bieden vaak opties waar je als kleinere ondernemer geen voordeel van zult hebben.